En el trabajo hay que optimizar el tiempo para ser lo más productivo posible y conseguir acabar todas las tareas del día. ¿Pero cómo hacerlo? En función del tipo de puesto de trabajo puede haber algunos consejos específicos, pero en este artículo vamos a explicar 7 trucos para ahorrar tiempo en el trabajo que pueden ser de gran ayuda para cualquier empleado ya que se pueden aplicar a cualquier profesión.
- Estructura y organiza el trabajo
Es vital estructurar y organizar el trabajo diario para ser eficientes. En función del tipo de puesto el jefe o encargado determinará las labores y tareas que debe realizar cada empleado. Sin embargo, esta cuestión puede ser un poco más ambigua en algunos sectores. No obstante, siempre puede ser de gran ayuda apuntar todas las tareas a realizar, estructurarlas y organizar el día en función de lo que hay que hacer. Una cuestión importante a tener en cuenta en estas tareas es que siempre puede surgir un imprevisto o que alguna tarea cueste realizarla más tiempo del esperado.
- Prioriza tareas
Otro truco que puede ser de gran ayuda en el trabajo es priorizar tareas. Es decir, realizar en primer lugar las labores que corren más prisa o son más importantes. Porque pongamos el caso que comentábamos en el punto anterior de que surge un imprevisto, si ya hemos realizado las tareas más importantes podemos ponernos con el imprevisto. Si no hemos realizado las cuestiones importantes tendremos que hacerlas una vez solucionado el problema o hacerlas antes del imprevisto. Pero en cualquier caso es importante evitar estas situaciones y realizar nada más llegar a la oficina o puesto de trabajo las tareas prioritarias.
- Apuesta por la tecnología
La tecnología puede ser una gran aliada para ahorrar tiempo en el trabajo porque nos puede ayudar a realizar de manera más rápida muchas tareas cotidianas. Podemos servirnos de programas informáticos, aplicaciones móviles o aparatos para poder ahorrar tiempo en el trabajo e incluso realizar algunas labores de manera más precisa o incluso con mayor calidad.
Por ejemplo, en el área de administración o contabilidad de una empresa puede ser muy útil apostar por elworkflow de facturas. “En GitDoccontamos con un servicio que cubre la gestión integral de facturas tanto en papel como electrónicas. Un proceso que cubre desde la recepción hasta su contabilización automática en el ERP del cliente, incluyendo aplicaciones y servicios contable administrativos adaptables a cada cliente”, explican desde GitDoc, compañía de transformación digital para empresas en Madrid.
En definitiva, en función del puesto o tarea se puede apostar por tecnología para realizar labores de manera más rápida o incluso automática. Unas cuestiones que pueden ser de gran ayuda para ahorrar tiempo y facilitar el trabajo a cualquier empleado.
- Ten tu puesto de trabajo ordenado
Para realizar tareas de manera más rápida y disfrutar de un ambiente de calma durante la jornada laboral es recomendable tener el puesto de trabajo ordenado.
Como decíamos el orden y la organización pueden ayudar a la rapidez. Porque, por ejemplo, si necesitas encontrar cualquier cosa, desde un boli a un contrato podrás hacerlo más rápido en un puesto organizado. Una cuestión que se traduce en ahorro de tiempo.
También el orden puede ayudarte a disfrutar de un estado de mayor calma y tranquilidad o al menos a reducir el estrés y la ansiedad en el trabajo. Porque imagínate que tienes que dar con una factura del mes pasado que tienes sobre una pila de tu escritorio. Si tienes todos los papeles desorganizados será complicado hacerse con ella y te pondrás todavía más nervioso o nerviosa.
- Delega tareas o pide ayuda
Si cuentas con un puesto de responsabilidad, tienes personas a tu cargo o compañeros de trabajo para ahorrar tiempo en el trabajo puede serte de gran ayuda delegar tareas. En algunos casos puede ser inevitable, ya que te puede costar terminar todas las tareas durante tu jornada por un alto volumen de trabajo. Por eso en algunas ocasiones no tiene que darte pudor pedir ayuda a tus compañeros, puede que ellos tengan una carga menor de trabajo o dispongan de tiempo para poder ayudarte.
- Tómate tu descanso
Puede parecer contraproducente este truco para ahorrar tiempo, pero es muy importante. Los descansos sirven para descansar la mente durante unos cuantos minutos. Y gracias a este descanso mental es habitual apreciar un aumento de la productividad tras un receso en el trabajo.
También hay que indicar que muchas personas optan por no tomarse un descanso en el trabajo para emplear ese tiempo a seguir trabajando. Pero es un error que hay que evitar y no solo por la productividad. Y es que no descansar la mente y mantener un nivel de estrés continuado puede afectar a la calidad de las tareas o incluso a la salud mental de los trabajadores. Así que ya lo sabes, no te saltes los descansos y aprovechalos.
- No evites las tareas que no te gustan
Muchos trabajadores siempre van dejando de lado las tareas que menos les gustan o que más trabajo les cuesta hacer. Así, realizan antes tareas más livianas que pueden hacer sin gran esfuerzo antes que aquellas que requieren de mayor concentración o trabajo. Y esto es un error que hay que evitar porque supone una importante pérdida de tiempo. Por lo que no evites las tareas que no te gustan o más te cuestan. Es mejor quitárselas cuanto antes, ya que te sentirás más aliviado y con fuerzas para continuar con las tareas del día.
En resumen, estos 7 trucos para ahorrar tiempo en el trabajo pueden ser de gran ayuda para cualquier empleado, indiferentemente del puesto que desempeñe, ya que se pueden aplicar en cualquier área laboral. Así que si necesitas ser más productivo o eficiente no dudes en aplicar estos consejos durante tu jornada laboral. Y oye, si tus jefes aprecian un cambio puede significar un ascenso o un aumento de sueldo, que a nadie viene mal.
